Otomatisasi Sarana Prasarana Bagian 2

Ruang Lingkup Administrasi Sarana Prasarana

Menurut Wikipedia Administrasi adalah usaha atau kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan^[1]

 

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.^[2]

 

sendangkan sarana Menurut KBBI, sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

 

Jadi Administrasi Sarana Prasarana  adalah merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan sungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinu terhadap benda-benda yang direncanakan agar senantiasa siap pakai  sehingga efektif dan efesien guna membantu tercapainya tujuan yang hendak ditetapkan.

 

Pelaksanaan administrasi perencanaan pengadaan (planning programming) harus melalui tahapan seperti berikut.

 

1.   Perencanaan pengadaan (planning programing)

Perencanaan pengadaan adalah pengerapan secara sistematik daripada pengetahuan yang tepat guna mengontrol dab menentukan arah kecenderungan perubahan menuju pada tujuan yang telah di tetapkan. Dua fungsi pokok perencanaan, yaitu:

a.  Mengontrol setiap langkah kegiatan pekerjaan.

b.  Bila terjadi kendala atau hambatan maka rencana yang telah ditetapjan dapat digunakan untuk memberi arah perubahan seperlunya.

Berberapak Aspek yang perlu diperhatikan dalam perencanaan pengadaan diantaranya

1.   harus menggunakan pandangan jangka panjang

2.   melihat nilai tepat guna

3.   perencanaan yang efiensi dan tidak memakan waktu yang panjang

 

2.  Prakualifikasi rekanan

Rekanan yang mengikuti tender adalah rekanan yang terpercaya saja (mengetahuinya dengan melakukan kegiatan prakualifikasi)

 

3.   Pengadaan barang

Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang/jasa/benda bagi keperluan pelaksanaan tugas.

Berikut ini adalah merupakan macam macam pengadaan barang

a.    Pengadaan tanah, dapat dilakukan dengan membeli, menerima hibah, menerima hak pakai atau menukar

b.    Pengadaan bangunan, dapat dilaksankan dengan membangun atau mendirikan bangunan baru, membeli, menyewa atau menerima hibah atau menukar

c.    Pengadaan parabot, dapat dilakukan dengan membeli, membuat sendiri, atau menerima hibah

d.    Pengadaaan kendaraan/ alat transportasi, sejauh ini pengadaan kendaraan untuk sekolah telah dilakukan oleh pemerintah pusat

e.    Pengadaan sarana pendidikan, alat kantor, alat tulis kantor (ATK) untuk jumlah yang besar dapat dilakukan dengan cara lelang dengan rekanan, kekurangan ATK dalam jumlah kecil dapat dilakukan dengan dibeli melalui dana taktis

 

4.   Penyimpanan

Penyimpanan yaitu menampung hasil pengadaan barang demi keamanan baik yang belum atau akan didistribusikan.

 

5.   Inventarisasi

Inventaris merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang atau bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku.

 

6.   Penyaluran

Penyaluran merupakan kegiaran yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab darj instansi atau pemegang yang satu pada yang lain.

 

7.   Pemeliharaan

Agar setiap barang yang kita miliki dapat berfungsi dan digunakan secara lancar tanpa banyak menimbulkan/gangguan maka barang tersebut harus dirawat secara baik dan continue untuk menghindarkan adanya unsur peganggu.

 

8.   Rehabilitasi

Rehabilitasi merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang dari kerusakan dengan tambal sulam atau penggantian suku cadang agar barang tersebut dapat dipergunakan lagi sehingga punya daya yang lebih lama.

 

9.   Penghapusan

Bila besarnya biaya rehab suatu barang inventaris tidak sesuai dengan pakainya, maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan disingkirkan dari daftar inventaris negara berdasar pengaturan UU yang berlaku.

 

10.    Pengendalian

Seluruh kegiatan di atas tidak dapat berjalan sendiri tanpa kendalu. Sebav seluruh kegiatan pengelolaan tersebut harus selalu kompak, serempak dan terpadu.