Korespodensi Kelas X Bagian 2

 

Sarana Komunikasi Kantor

Era globalisasi yang mendorong semakin pesatnya perkembangan yang terjadi dibidang teknologi, yang sangat berpengaruh terhadap alat komunikasi yang digunakan di perkantoran. Hal tersebut membuat komunikasi berlangsung secara cepat dan efisien. Nah dari hal tersebut maka kita dalam pembelajaran ini akan membahasa beberapah tentang komunikasi

a.       Fungsi peralatan komuninikasi

1)      Mempermudah penyampaian pesan atau berita

2)      Mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan atau berita

3)      Mengefektifkan proses penyampaian pesan atau berita

4)      Memperjelas informasi berita yang disampaikan komunikasi

5)      Sebagai alat untuk membangkitkan daya Tarik pesan atau berita

6)      Merupakan alat hiburan dan mendidik komunikan

b.      Jenis jenis komunikasi

Salah satu cara untuk memperlancar komunikasi biasanya menggunakan alat komunikasi. Alat komunikasi modern antara lain

1)      Komunikasi akoptika

Komunikasi akoptika merupakan singkatan dari akustika atau optika. Komunikasi akustika adalah komunikasiyang menggunkan indra telinga, sedangkan komunikasi optika adalah komunikasi yang menggunakan indra penglihatan. Dalam komunikasi jenis ini digunakan alat alat yang bersifat sederhana , konvensional, dan tradisionla seprti Bahasa, bunyi, asap, api, isyarat, dan tanda morse

2)      Komunikasi grafika

Komunikasi grafika adalah jenis alat komunikasi yang menggunkan media cetak sebagai alat penghubung dengan  komunikan sepoerti surat kabar, majalah, tabloid dan brosur

3)      Komunikasi electronica

Komunikasi electronica adalah jenis komunikasi yang menggunkan alat alat electronic atau perangkat electronic seperti radio, televise, faksmile, teleksteleprinter, internet dan telekonfrensi

 

c.       Mesin dalam komunikasi

Komunikasi dalam suatu organisasi ,baik yang bersifat intern maupun ekstern dapat dilakukan dengan berbagai macamcara. Salah satu cara yang digunakan untuk berkomunikasi di kantor yaitu menggunakan mesin atau alat komunikasi. Berikut beberapa beberapa mesin komunikasi yang sering digunakan di kantor

 

1)      Telefon

Telepon adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

 

Ada dua jenis system telephon yang bisa digunakan di beberapa perusahaan yaitu
1. Key system

Sistem telepon yang memungkinkan bagi pengguna telepon untuk memilih jalan yang diinginkan dan mampu melayani 3-30 jalur telepon sekaligus. System ini membuat pengguna telepon lebih mandiri karena bisa bertelepon tanpa bantuan operator pada perusahaan tertentu karena biaya yang relatif mahal.

2. PMBX (Privare Manual Branch Exchange)

Semua panggilan masuk dan keluar harus melalui switchboard. Namun untuk panggilan dalam kantor (intern) tidak melalui operator. Sistem ini mampu melayani 30-10.000 pesawat telepon yang disebut dengan station atau extension.

3. Teleks (Teleprinter Exchange)

Teleks adalah mesin atau pesawat yang digunakan untuk mengirimkan pesan atau berita singkat.
Berkomunikasi dengan teleks dapat dilakukan bila kedua belah pihak mempunyai pesawat teleks. Berita yang dikirim akan tercetak pada lembar penerimaan kedua pesawat yang saling berhubungan.

Beberapa hal mengenai teleks

§  Layanan atau fasilita teleks bisa didapatkan dari dinas telekomunikasi

§  Pesnerimaan berita teleks dapat selalu dilakukan oleh kedua belah pihak (Pengirim dan penerima asal tersedia cukup kertas, kondisi pita yang baik serta aliran listrik yang tidak dimatikan).

§  Untuk fasilitas tambahan (bila request ke dinas telekomunikasi). Dengan jenis mesin teleks tertentu dapat mengirimkan telegram suatu perusahaan ke perusahaan lain.

4. Faksimile

Faksimile adalah mesin atau pesawat fotokopi jarak jauh (telecopier) yang digunakan untuk mengirimkan dan menerima salinan informasi bisa berupa foto, gambar, dokumen atau surat secara langsung.

Beberapa keuntungan menggunakan Faksmile
Dapat digunakan untuk mengirim berbagai bentuk naskah atau dokumen dalam bentuk surat, cek, laporan kecangan., foto tanpa merusak naskah aslinya.

§  Dalam penggunaannya lebih hemat biaya, waktu dan tenaga.

§  Tidak akan muncul masalah dalam hal kesalahan pengetikan karena yang dikirimkan melalui faks adalah naskah yang sudah diketik atau dipersiapkan terlebih dahulu.

5. Emali (Electronic Mail)

Email merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet.
Internet merupakan kumpulan luas dari jaringan komputer yang saling bersambungan menggunakan jaringan komunikasi yang ada di seluruh dunia.

Beberapa jenis email yang biasa digunakan di kantor

§  Pop Mail

§  Web Mail

§  Forwarding Mail

 2)      Telekonfrensi

Telekomnfrensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu system telekomunikasi .atau disebut pertemuan dengan koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bias menggunkan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagai pertemuan biasa.