Korespodensi Pertemuan Ke 3 Komunikasi Yang Efektif

 

Karakteristik Utama Komunikasi yang Efektif

 Sampai disini Anda telah memahami pentingnya komunikasi, pengertian komunikasi beserta unsur-unsur utama yang terlibat dalam proses komunikasi. Sepintas, definisi komunikasi itu sepertinya sangat sederhana dan semua orang mampu melaksanakannya. Tetapi nanti dulu, karena persoalan utama komunikasi bukan sekedar menyampaikan pesan lalu kemudian persoalannya sudah selesai. Ada hal yang sangat mendasar, yakni apakah pesan yang disampaiakan itu dimengerti oleh penerima
pesan sesuai dengan apa yang dimaksudkan penyampai pesan? Tentu ini bukan persoalan mudah, faktanya berbagai peristiwa komunikasi baik yang dilakukan oleh guru dengan siswanya, orang tua dengan anaknya, manajer dengan bawahannya, suami dengan istrinya sekalipun sering
terjadi salah pengertian (miss understanding). Coba kita simak percakapan sepasang remaja berikut ini:

Nah, coba simak percakapan antara Desi dan Dimas di atas, bukankah komunikasi berlangsung terus bukan? Ya memang terjadi peristiwa komunkasi antara Desi dan Dimas bahkan ketika kedua-duanya diam seribu bahasa. Namun yang muncul kemudian tidak terjadi saling pengertian, tidak terjadi kesamaan makna. Saling pengertian atau kesamaan makna itulah yang disebut dengan karakteristik utama komunikasi yang efektif. Dengan kata lain, suatu komukasi dikatakan efektif jika diantara orang-orang yang terlibat dalam komunikasi terjadi saling pengertian atau kesamaan makna. Hal ini sejalan dengan asal kata komunikasi, yaitu communicatio (bahasa latin) yang bersumber dari perkataan communis mengandung arti ”sama” atau ”membuat sama”. Sama disini maksudnya ”sama makna” atau ”sama arti

 

Adanya saling penegertian atau kesamaan makna dalam berkomunikasi dapat diibaratkan sebagai dua buah lingkaran yang bertindih satu sama lain (lingkaran hitam). Lingkaran hitam itu oleh Wilbur Schramm salah seorang pakar komunikasi dinamakan field of experience (bidang pengalaman, kerangka acuan) dan dipandang factor penting untuk terjadinya komunikasi. Dalam arti lain, bidang pengalaman antara komunikator sama dengan komunikan, maka komunikasi akan berlangsung efektif. Sebaliknya, jika bidang pengalaman komunikator tidak sama dengan komunikan, maka akan timbul kesulitan untuk terjadinya saling pengertian

Gambar 3: Ktak kesamaan makna

Gambar di atas, mengilustrasikan bahwa jika lingkaran hitam atau kerangka pengalaman (field of experience) semakin menyebar menutupi lingkaran X dan Y yang akhirnya terbentuk suatu lingkaran yang sama, maka makin besar pula peluang terciptanya saling pengertian atau kesamaan makna diantara orang-orang yang terlibat dalam komunikasi. Dengan kata lain komunikasi itu mengena (efektif). Sebaliknya jika lingkaran hitam atau kerangka pengalaman (field of experience) semakin mengecil dan menjauh apalagi sampai mengisolasi pada lingkarannya masing-masing (lingkaran X dan Y), maka komunikasi akan gagal atau dengan kata lain tidak efektif sebagaimana yang terjadi pada cerita Dimas dan Desi di atas.

 

Pertanyaan yang muncul kemudian adalah bagaimana caranya agar komunikasi kita itu efektif, sementara dilain pihak kerangka pengalaman kita dengan orang yang diajak berkomunikasi belum tentu sama atau relatif berbeda? Agar Anda dapat menemukan jawaban atas pertanyaan tadi

 

Prinsip-Prinsip Berkomunikasi Secara Efektif

Dalam praktek berkomunikasi biasanya kita akan menemui berbagai macam hambatan yang jika tidak dapat ditanggapi dan disikapi secara tepat akan membuat proses komunikasi yang terjadi menjadi siasia. Atau dengan kata lain komunikasi kita tidak efektif. Ada sejumlah faktor yang dapat menimbulkan kendala dalam berkomunikasi, yaitu:

Pengaruh perbedaan status (status effects). Ini dapat terjadi jika salah seorang memiliki status sosial yang lebih tinggi dalam jenjang hirarki dibandingkan dengan yang lainnya.

Permasalahan semantik (semantic problems). Terjadi ketika orang menggunakan kata-kata yang sama dengan cara berbeda, atau kata-kata yang berbeda dengan cara yang sama. Tahukan Anda kata ”charge” dalam bahasa inggris mempunyai lima belas (15) arti yang berbeda.
Permasalahan semantik juga muncul ketika orang menggunakan jargon jargon atau bahasa yang terdapat di luar kamus orang lain dan mengharapkan mereka memahaminya.

enyimpangan persepsi (perceptual distortions). Dapat terjadi oleh konsep atau pengenalan diri atau pemahaman yang buruk terhadap orang lain Perbedaanbudaya (cultural differences). Terjadi akibat dari pengalaman lingkungan sosial dan keagamaan orang berbeda. Di
sebagian besar negara-negara di dunia, menganggukkan kepada menandakan persetujuan, sedangkan menggelengkan kepala menandakan ketidak setujuan. Namun tidak demikian halnya dibeberapa bagian India justru ditemukan hal yang sebaliknya. Gangguan yang bersifat fisik (physical distractons). Dapat terjadi akibat dari ruangan dengan sistem kedap suara kurang memadai, suara mesin tik diruangan lain, sistem penerangan yang buruk, gerakan tubuh yang tanpa sadar sering dilakukan, dan lain sebagainya. Pilihan saluran komunikasi yang buruk (poor choice of communication channel). Dapat terjadi akibat kesalahan pemilihan media
komunkasi yang tidak tepat. Misalnya, meminta laporan keuangan secara terperinci melalui telepon.
Tidak ada umpan balik (no feedback). Dapat terjadi akibat dari komunikasi satu arah. Dalam situasi yang rumit, komuikasi dua arah memungkinkan adanya timbal balik sehingga dapat membantu komunikator dan komunikan untuk mengukur tingkat pemahaman masingmasing terhadap pesan. Lebih dari itu, komunikasi dua arah dapat menyingkap kesalah pahaman diantara mereka. Secara teknis hambatan-hambatan komunikasi di atas, dapat dijelaskan lebih lanjut berikut ini.:

a.       Cara berkomunikasi tidak disesuaikan dengan tingkatan bahasa para pendengarnya (komunikan). Seorang pedagang makanan yang hanya lulusan SD akan kesulitan untuk mengerti pembicaraan seorang sarjana teknik yang berbicara menggunakan istilah-istilah tekniknya.

b.       Cara berkomunikasi tidak disesuaikan dengan keinginan arah pembicaraan dari para pendengarnya. Sekelompok remaja SMA tentunya wajar jika tidak tertarik pada pembicaraan mengenai permasalahan bagaimana merawat dan mendidik balita yang disampaikan seorang ibu rumah tangga.

c.       Cara berkomunikasi kita tidak disesuaikan dengan tingkatan kelas social para pendengar. Sekelompok petani didesa tentunya tidak mengerti dan tidak tertarik pada pembicaraan tentang perdagangan saham, valuta asing (valas) dari seorang sarjana ekonomi.

d.       Tidak memahami latar belakang serta nilai-nilai yang dianut oleh para pendengarnya. Seorang ahli presentasipun akan sangat kesulitan menembus dan merubah keyakinan seseorang atau sekelompok masyarakat yang mengkonsumsi makanan pokok nasi menjadi gandum, kentang atau lainnya.

Dengan demikian, dalam berkomunikasi Anda harus paham betul bahwa bagaimana dan seperti apa sudut pandang komunikan terhadap apa yang didengar, dilihat atau dimengerti itu sangat di bentuk oleh latar belakang dan pengalaman pribadi komunikan. Inilah esensi utama dalam berkomuniksi yang jika diuraikan lebih jauh tercermin dalam The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication (lima hukum komunikasi efektif) yang dikenal dengan REACH (Respect, Empathy, Audible, Clarity, Humble).respect (sikap menghargai), Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Anda harus ingat bahwa manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Bahkan, ketika Anda harus mengkritik atau memarahi sekalipun,
lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan

 

seseorang. Suatu komunikasi yang dibangun atas dasar sikap saling menghargai dan menghormati, akan membangun kerjasama diantara orang-orang yang terlibat di dalamnya. Ingat ucapan Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends and Influence People, bahwa ”rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus”. Mengapa demikian, karena prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai. Ini pula yang menjadi salah
satu rahasia manajer satu menit dalam buku Ken Blanchard dan Spencer Johnson, The One Minute Manager. Empathy, adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan
atau dimengerti oleh orang lain. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain. Sikap empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer’s
behavior) merupakan salah satu kuncinya. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun mitra kerja dalam bisnis. Jadi sebelum Anda membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita

 

akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.
Audible, mengandung arti dapat didengar atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Dalam komunikasi bisnis, hukum ini mengacu pada kemampuan Anda untuk menggunakan berbagai media atau delivery channel maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual lainnya yang akan membantu
Anda agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

Clarity, adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Kesalahan penafsiran dapat menimbulkan berbagai dampak yang tidak diinginkana. Clarity juga dapat diartikan sebagai keterbukaan dan transparansi. Tentu dalam berkomunikasi Anda perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) penerima pesan terhadap Anda sebagai penyampai pesan. Tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling
curiga yang pada akhirnya akan menurunkan semangat dan antusiasme dalam membangun kerjasama bisnis.

Humble, dapat diartikan sebagai sikap rendah hati (bukan rendah diri). Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum yang pertama yaitu membangun rasa menghargai orang yang diberi pesan. Dalam arti, menghargai orang yang diberi pesan dapat dilakukan dengan
memperlihatkan sikap rendah hati Anda. Inilah lima hukum berkomunikasi yang dapat Anda praktekan dalam kehidupan sehari-hari baik sebagi pribadi maupun sebagai profesional ketika Anda dalam menjalankan aktivitas bisnis. Perlu dipahami kelima hukum bekomunikasi di atas tidak hanya diperlihatkan melalui kata-kata saja, tetapi juga harus Anda tampilkan lewat sikap tubuh Anda. Misalnya, pandangan pata, gerakan tangan, gerakan kepala, dan sebagainya. Ucapan yang keluar dari mulut Anda bisa berbohong, tetapi sikap tubuh Anda akan mencerminkan pikiran dan perasaan Anda yang sebenarnya